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Guidelines for abstracts

WaterNet/Warfsa/GWP-SA Symposium and Special Issue of Journal of Physics and Chemistry of the Earth (JPCE)

Introduction
Abstracts for papers and posters submitted to the WaterNet/Warfsa/GWP-SA Symposium and subsequently to the special issue of JPCE should not be more than 350 words. Abstracts should briefly specify the aims of the work, the methods used, the main results obtained, and the conclusions drawn, in a way that does not require reference to the body of the paper. In addition, 4–6 keywords (in alphabetical order) should be placed beneath the abstract and these will enable a subsequent information retrieval system to locate the paper. Writing a good abstract is one of the most difficult things for any researcher to do, because it is an entirely different skill from writing the original paper. An abstract must be clear and concise, and it must convey the whole of your paper in just a few words.

As you are writing your abstract, there are several factors to keep in mind:

  1. the purpose and audience of the abstract,
  2. the basic components of a paper/poster abstract,
  3. the elements that make a good abstract, and
  4. tips for writing a good abstract.

The purpose and audience of the abstract
Your purpose in writing an abstract is to get your paper accepted for presentation at the conference. The audience you are trying to impress are the members of the conference scientific committee, who will be reading dozens of abstracts and trying to decide which papers should be presented, and which should be rejected. The wording of the abstract should be very direct. Do not leave your audience guessing at what you mean; tell them. In addition to being clear and brief, your abstract must also be interesting. It must grab your audience and say “look at me.” Your abstract is your first, and maybe your only, opportunity to persuade the scientific committee that your paper deserves to be presented. The people who will come to the conference are a secondary audience for your abstract. They will be reading your abstract to decide if your paper/poster is worth their time to attend. However, if you do not impress the review committee first, this will be a moot point.

The basic components of a paper/poster abstract
An abstract must condense your entire paper/poster into just a few short sentences in one or two paragraphs. The four components of an abstract are:

  • The introduction: Start with one or two sentences which clearly expresses the purpose of your study or presentation: why is this important? What was your research problem and objectives?
  • Your methods: Briefly review the methodology you used to do your research. This part should explain the methodology used for your work/study (including study design and experimental methods. What did you do, and how did you do it?
  • Your findings: Concisely but adequately summarise the achievements of the work and/or all the major findings of the study. What did you discover in your research?
  • Your conclusions: Outline what is significant or useful in your research. What do your findings mean? You should summarise the overall findings, the possible improvements of the methodology and if/how this work is part of an overall strategy /research.

In other words, an abstract should tell the reader WHY you conducted the research, WHAT you did, HOW you did it, WHAT you found and WHAT it means. For each of these components you are walking the fine line between giving enough information to be clear and informative and staying below the word limit for the entire abstract.

The elements that make a good abstract
A good abstract is:

  • Complete: it covers the main part of your research/work.
  • Clear: your abstract should be easily read, well organised and without too many jargon words (a reader does not want to wade through complicated terms in the abstract).
  • Cohesive: the different parts of your abstract should be properly linked.
  • Concise: each sentence of your abstract must work toward your purpose of impressing the review committee with the academic merit of your presentation. The abstract should not contain any excess words or unnecessary information. A good tip to be concise is to write down a first draft and to delete as many unnecessary words and sentences as possible.
  • Self-contained: except for standard abbreviations (e.g. vs. for versus), define all abbreviations and acronyms. Do not expect the readers to be specialists in all fields. Define any unique terms or usages.
  • Accurate: clearly present the content and purpose of your paper and only describe information that actually appears in your paper. If you are doing a study, state whether your research extends or replicates previous investigations.
  • Non-evaluative: do not add personal opinions about the value of your work.
  • Readable: The review committee may read dozens of abstracts in a sitting; if your abstract has stilted sentences, misspellings, faulty grammar, poor transitions, or fuzzy logic it will not be viewed favourably.

Take care to edit your abstract before you send it in; remember you are trying to say “Pick me! Pick me!”

Tips for writing a good abstract
The following suggestions may help you as you work on writing your abstract:

  • The theme of your paper should be clearly stated in the first sentence (and no later than the second sentence). It should not be vague, unclear or buried in the middle of the abstract.
  • An abstract is nearly always read along with the title, do not repeat or rephrase your title. In fact, do not ever present the same information twice in your abstract.
  • Use key words from your paper. Many readers will look for the keywords to quickly understand what a paper is about. If they do not find the keywords they are looking for in the abstract they may not read your paper or attend your presentation.
  • Write in clear and dynamic prose. Use the past tense when describing what was done, but where appropriate use active rather than passive verbs.
  • Provide logical connections/transitions between the information in your abstract. Your reader should not have to guess where you stopped presenting your introduction and began your methods section.
  • Use complete short sentences. Do not omit articles or other small words in order to save space.
  • Vary your sentence structure to avoid choppiness. A boring, repetitious abstract suggests that the presentation will be the same.
  • Avoid sentences that contain no real information. If a sentence does not move the reader toward your purpose, leave it out.
  • Use simple words and avoid jargon and acronyms which would take up valuable word space to explain.
  • Unless a number begins a sentence, use digits for numbers.
  • Be concrete, but do not let your abstract be too speculative. Your abstract should be close to the limit, but not over it. If your abstract is much shorter than the word limit, you have probably left something out of it.
  • Ensure that all listed co-authors have reviewed the abstract, taken responsibility of its contents and accepted to be co-author.

Conclusion
Finally, do not just knock out an abstract and send it in. Write a rough draft, edit it for weaknesses in organisation, drop unnecessary information and wordiness, add important information that is missing, strengthen your transitions, read your abstract out loud, and check and double check the grammar, spelling and punctuation. An abstract is not just a bit of busy work that has to be done to get into a conference, but an integral part of your presentation. Remember your abstract is going to be published in the symposium volume of abstracts. You only have one chance to do it right.

Guidelines for submitting a paper to this journal are available at:                            
http://www.elsevier.com/journals/physics-and-chemistry-of-the-earth/1474-7065/guide-for-authors

Directrizes para Resumo
WaterNet/Warfsa/GWP-SA Simpósio e Edição Especial do Jornal de Física e Química da Terra (JPCE)

Introdução
Os resumos de artigos e cartazes submetidos ao Simpósio WaterNet / Warfsa / GWP-SA e subsequentemente à edição especial do JPCE não devem ter mais de 350 palavras. Os resumos devem especificar brevemente os objetivos do trabalho, os métodos utilizados, os principais resultados obtidos e as conclusões tiradas, de uma forma que não requeira referência ao corpo do artigo. Além disso, 4 a 6 palavras-chave (em ordem alfabética) devem ser colocadas abaixo do resumo e isso permitirá que um sistema de recuperação de informações subseqüente localize o papel. Escrever um bom resumo é uma das coisas mais difíceis para qualquer pesquisador fazer, porque é uma habilidade totalmente diferente de escrever o artigo original. Um resumo deve ser claro e conciso, e deve transmitir todo o seu artigo em poucas palavras. Ao escrever seu resumo, há vários fatores a serem lembrados:
1.    O propósito e a audiência do resumo,
2.    Os componentes básicos de um resumo de papel / pôster,
3.    Os elementos que fazem um bom resumo, e
4.    Dicas para escrever um bom resumo.

O objetivo e o público do resumo 
Seu propósito ao escrever um resumo é fazer com que o seu artigo seja aceito para apresentação na conferência. O público que você está tentando impressionar são os membros do comitê científico da conferência, que estará lendo dezenas de resumos e tentando decidir quais trabalhos devem ser apresentados e quais devem ser rejeitados. A redação do resumo deve ser muito direta. Não deixe seu público tentando adivinhar o que você quer dizer; diga-lhes. Além de ser claro e breve, seu resumo também deve ser interessante. Deve pegar seu público e dizer "olhe para mim". Seu resumo é sua primeira e talvez sua única oportunidade de persuadir o comitê científico de que seu trabalho merece ser apresentado. As pessoas que irão à conferência são um público secundário para o seu resumo. Irão ler o seu resumo para decidir se o seu trabalho / pôster vale o seu tempo para participar. No entanto, se você não impressionar o comitê de revisão primeiro, este será um ponto discutível.
Os componentes básicos de um resumo de papel / pôster
Um resumo deve condensar todo o seu trabalho / pôster em apenas algumas frases curtas em um ou dois parágrafos. Os quatro componentes de um resumo são:
A introdução: Comece com uma ou duas frases que expressam claramente o propósito do seu estudo ou apresentação: por que isso é importante? Qual foi o seu problema de pesquisa e objetivos?
b. Seus métodos: Analise rapidamente a metodologia que você usou para fazer sua pesquisa. Esta parte deve explicar a metodologia usada para seu trabalho / estudo (incluindo o desenho do estudo e os métodos experimentais. O que você fez e como você fez isso?
c. Suas descobertas: Resumindo de forma concisa, mas adequadamente, as conquistas do trabalho e / ou todas as principais descobertas do estudo. O que você descobriu em sua pesquisa?
d. Suas conclusões: Descreva o que é significativo ou útil em sua pesquisa. O que suas descobertas significam? Você deve resumir as descobertas gerais, as possíveis melhorias da metodologia e se / como esse trabalho faz parte de uma estratégia / pesquisa geral.
Em outras palavras, um resumo deve dizer ao leitor por que você conduziu a pesquisa, o que você fez, como você o fez, o que encontrou e o que significa. Para cada uma destas componentes você está andando na linha tênue entre dar informações suficientes para ser claro e informativo e ficar abaixo do limite de palavras para o resumo inteiro.

Os elementos que fazem um bom resumo Um bom resumo são: 
a.    Completo: abrange a parte principal de sua pesquisa / trabalho. 
b.    Claro: seu resumo deve ser lido com facilidade, bem organizado e sem muitas palavras jargão (um leitor não quer percorrer termos complicados em abstrato). 
c.    Coeso: as diferentes partes do seu resumo devem estar devidamente ligadas. 
d.    Conciso: cada sentença do seu resumo deve trabalhar para o seu propósito de impressionar o comitê de revisão com o mérito acadêmico de sua apresentação. O resumo não deve conter palavras em excesso ou informações desnecessárias. Uma boa dica para ser conciso é escrever um primeiro rascunho e excluir tantas palavras e frases desnecessárias quanto possível. 
e.    Independente: com exceção das abreviações padrão (por exemplo, versus versus), defina todas as abreviações e acrônimos. Não espere que os leitores sejam especialistas em todos os campos. Defina quaisquer termos ou usos exclusivos.
f.    Preciso: apresente claramente o conteúdo e a finalidade do seu trabalho e apenas descreva as informações que realmente aparecem no seu trabalho. Se você estiver fazendo um estudo, informe se sua pesquisa se estende ou replica investigações anteriores. 
g.    Não avaliativo: não acrescente opiniões pessoais sobre o valor do seu trabalho. 
h.    Legível: O comitê de revisão pode ler dezenas de resumos em uma sessão; se o seu resumo tiver frases complicadas, erros de ortografia, gramática defeituosa, transições fracas ou lógica difusa, ela não será visualizada favoravelmente. 
Tome cuidado ao editar seu resumo antes de enviá-lo; lembre-se que você está tentando dizer “me escolha! Me ajude!"

Dicas para escrever um bom resumo
As sugestões a seguir podem ajudá-lo ao escrever seu resumo:
a.    O tema do seu trabalho deve ser claramente indicado na primeira frase (e não depois da segunda frase). Não deve ser vago, obscuro ou enterrado no meio do resumo.
b.     Um resumo é quase sempre lido junto com o título, não repita ou reformule seu título. De fato, nunca apresente a mesma informação duas vezes em seu resumo.
c.    Use palavras-chave do seu papel. Muitos leitores procurarão as palavras-chave para entender rapidamente o que é um artigo. Se eles não encontrarem as palavras-chave que estão procurando no resumo, talvez não leiam seu artigo nem assistam à sua apresentação.
d.    Escreva em prosa clara e dinâmica. Use o tempo passado ao descrever o que foi feito, mas, quando apropriado, use verbos ativos em vez de verbos passivos.
e.    Forneça conexões lógicas / transições entre as informações em seu resumo. Seu leitor não deve ter que adivinhar onde você parou de apresentar sua introdução e começou sua seção de métodos.
f.    Use frases curtas completas. Não omita artigos ou outras palavras pequenas para economizar espaço.
g.    Varie sua estrutura de frases para evitar aspereza. Um resumo chato e repetitivo sugere que a apresentação será a mesma.
h.    Evite frases que não contenham informações reais. Se uma sentença não mover o leitor para o seu propósito, deixe de fora.
i.    Use palavras simples e evite jargões e acrônimos que ocupariam espaço valioso para explicar.
j.    A menos que um número comece uma frase, use dígitos para números.
k.    Seja concreto, mas não deixe seu resumo ser muito especulativo. Seu resumo deve estar perto do limite, mas não acima dele. Se o seu resumo é muito mais curto do que o limite de palavras, você provavelmente deixou algo de fora.
l.    Assegure-se de que todos os co-autores listados revisaram o resumo, assumiram a responsabilidade de seu conteúdo e aceitaram ser co-autores.

Conclusão

Por fim, não apenas elimine um resumo e envie-o. Escreva um rascunho, edite-o em busca de pontos fracos na organização, elimine informações desnecessárias, adicione informações importantes que estão faltando, fortaleça suas transições, leia o resumo em voz alta e verifique e verifique novamente a gramática, ortografia e pontuação. Um resumo não é apenas um pouco de trabalho ocupado que precisa ser feito para entrar em uma conferência, mas uma parte integral de sua apresentação. Lembre-se de que seu resumo será publicado no volume de resumos do simpósio. Você só tem uma chance de fazer isso direito.

Diretrizes para enviar um artigo para esta revista estão disponíveis em: http://www.elsevier.com/journals/physics-and-chemistry-of-the-earth/1474-7065/guide-for-authors
 


Lignes directrices pour les résumés
Symposium WaterNet / Warfsa / GWP-SA et numéro spécial du Journal of Physics and Chemistry of the Earth (JPCE)


Introduction
Les résumés des articles et des posters soumis au Symposium WaterNet / Warfsa / GWP-SA et par la suite au numéro spécial de JPCE ne doivent pas dépasser 350 mots. Les résumés doivent préciser brièvement les objectifs du travail, les méthodes utilisées, les principaux résultats obtenus et les conclusions tirées, d'une manière qui ne nécessite pas de référence au corps de l'article. En outre, 4-6 mots-clés (par ordre alphabétique) doivent être placés sous l'abrégé et ceux-ci permettront à un système de recherche d'information subséquent de localiser le document. Écrire un bon résumé est l'une des choses les plus difficiles à faire pour un chercheur, car c'est une compétence entièrement différente de l'élaboration de l'article original. Un résumé doit être clair et concis, et il doit transmettre l'ensemble de votre document en quelques mots.
Au moment d'écrire votre résumé, il y a plusieurs facteurs à garder à l'esprit:
1.    Le but et l'audience du résumé,
2.    Les éléments de base d'un résumé papier / poster,
3.    Les éléments qui font un bon résumé, et
4.    Conseils pour écrire un bon résumé.


Le but et l'audience du résumé
Votre but en écrivant un résumé est d'obtenir votre papier accepté pour la présentation à la conférence. Le public que vous essayez d'impressionner sont les membres du comité scientifique de la conférence, qui lira des dizaines de résumés et essaiera de décider quels documents doivent être présentés, et lesquels devraient être rejetés. Le libellé de l'abrégé devrait être très direct. Ne laissez pas votre auditoire deviner ce que vous voulez dire; Dis leur. En plus d'être clair et concis, votre résumé doit aussi être intéressant. Votre résumé est votre première et peut-être la seule occasion de persuader le comité scientifique que votre article mérite d'être présenté. Les personnes qui viendront à la conférence sont un public secondaire pour votre résumé. Ils liront votre résumé pour décider si votre article / affiche vaut leur temps pour y assister. Cependant, si vous n'impressionnez pas le comité d'examen en premier, ce sera un point discutable.

Les composants de base d'un résumé papier / poster
Un résumé doit condenser l'intégralité de votre article / affiche en quelques phrases courtes en un ou deux paragraphes. Les quatre composantes d'un résumé sont:
a.    L'introduction: Commencez par une ou deux phrases qui expriment clairement le but de votre étude ou présentation: pourquoi est-ce important? Quel était votre problème de recherche et vos objectifs?
b.    Vos méthodes: Passez brièvement en revue la méthodologie que vous avez utilisée pour faire votre recherche. Cette partie devrait expliquer la méthodologie utilisée pour votre travail / étude (y compris la conception de l'étude et les méthodes expérimentales) Qu'avez-vous fait, et comment l'avez-vous fait?
c.    Vos découverts: résumer de manière concise mais adéquate les réalisations du travail et / ou toutes les principales conclusions de l'étude. Qu'avez-vous découvert dans votre recherche?
d.    Vos conclusions: Décrivez ce qui est important ou utile dans votre recherche. Que signifient vos résultats? Vous devriez résumer les conclusions générales, les améliorations possibles de la méthodologie et si / comment ce travail fait partie d'une stratégie / recherche globale.
En d'autres termes, un résumé devrait indiquer au lecteur POURQUOI vous avez mené la recherche, CE QUE vous avez fait, COMMENT vous l'avez fait, CE QUE vous avez trouvé et ce que cela signifie. Pour chacune de ces composantes, vous marchez sur la ligne de démarcation entre donner suffisamment d'information pour être clair et informatif et rester sous la limite de mots pour l'ensemble du résumé.


Les éléments qui font un bon résumé
Un bon résumé est:
a.    Complet: il couvre la partie principale de votre recherche / travail.
b.    Clair: votre résumé devrait être facile à lire, bien organisé et sans trop de mots de jargon (un lecteur ne veut pas patauger dans des termes compliqués dans l'abstrait).
c.    Cohésive: les différentes parties de votre résumé doivent être correctement liées.
d.    Concis: chaque phrase de votre résumé doit travailler dans le but d'impressionner le comité de révision avec le mérite académique de votre présentation. Le résumé ne doit pas contenir de mots en trop ou d'informations inutiles. Une bonne astuce pour être concis est d'écrire un premier brouillon et de supprimer autant de mots et de phrases inutiles que possible.
e.    Autonome: à l'exception des abréviations standard (par exemple, par rapport à versus), définissez toutes les abréviations et acronymes. Ne vous attendez pas à ce que les lecteurs soient des spécialistes dans tous les domaines. Définir des termes ou des usages uniques
f.    Exact: présentez clairement le contenu et le but de votre article et ne décrivez que les informations qui apparaissent réellement dans votre document. Si vous faites une étude, indiquez si votre recherche s'étend ou reproduit des enquêtes précédentes.
g.    Non-évaluative: n'ajoutez pas d'opinions personnelles sur la valeur de votre travail.
h.    Lisible: Le comité d'examen peut lire des dizaines de résumés lors d'une séance; Si votre résumé a des phrases prononcées, des fautes d'orthographe, une grammaire défectueuse, de mauvaises transitions ou une logique floue, il ne sera pas perçu favorablement.


Prenez soin de modifier votre résumé avant de l'envoyer; Rappelez-vous que vous essayez de dire "Choisissez-moi! Choisissez moi!"
Conseils pour écrire un bon résumé
Les suggestions suivantes peuvent vous aider à rédiger votre résumé:
a.    Le thème de votre document devrait être clairement énoncé dans la première phrase (et au plus tard dans la deuxième phrase). Il ne devrait pas être vague, flou ou enterré au milieu de l'abstrait.
b.    Un résumé est presque toujours lu avec le titre, ne pas répéter ou reformuler votre titre. En fait, ne présentez jamais la même information deux fois dans votre résumé.
c.    Utilisez les mots clés de votre document. Beaucoup de lecteurs rechercheront les mots-clés pour comprendre rapidement ce qu'est un papier. S'ils ne trouvent pas les mots-clés qu'ils recherchent dans le résumé, ils ne peuvent pas lire votre article ou assister à votre présentation.
d.    Ecrire dans la prose claire et dynamique. Utilisez le passé pour décrire ce qui a été fait, mais utilisez le cas échéant des verbes actifs plutôt que passifs.
e.    Fournissez des connexions / transitions logiques entre les informations de votre résumé. Votre lecteur ne devrait pas avoir à deviner où vous avez cessé de présenter votre introduction et a commencé section de la méthodologie. 
f.    Utilisez des phrases courtes complètes. Ne pas omettre des articles ou d'autres petits mots afin d'économiser de l'espace. 
g.    Variez la structure de votre phrase pour éviter le clapot. Un résumé ennuyeux et répétitif suggère que la présentation sera la même. 
h.    Évitez les phrases qui ne contiennent aucune information réelle. Si une phrase ne déplace pas le lecteur vers votre but, laissez-le de côté. 
i.    Utilisez des mots simples et évitez le jargon et les acronymes qui prendraient un espace de mots précieux pour expliquer. 
j.    Sauf si un nombre commence une phrase, utilisez les chiffres pour numbers.
k.    Soyez concret, mais ne laissez pas votre résumé être trop spéculatif. Votre résumé devrait être proche de la limite, mais pas au-dessus. Si votre résumé est beaucoup plus court que la limite de mots, vous en avez probablement oublié quelque chose. 
l.    Assurez-vous que tous les co-auteurs énumérés ont examiné le résumé, pris la responsabilité de son contenu et accepté d'être co-auteur. 


Conclusion 
En fin de compte, ne pas simplement un résumé et l'envoyer. Rédiger un brouillon, modifier pour les faiblesses dans l'organisation , laissez tomber les informations inutiles et verbeuses, ajoutez des informations importantes qui manquent, renforcez vos transitions, lisez votre résumé à haute voix, et vérifiez et vérifiez la grammaire, l'orthographe et la ponctuation. Un résumé n'est pas seulement un travail chargé qui doit être fait pour participer à une conférence, mais qui fait partie intégrante de votre présentation. Rappelez-vous que votre résumé sera publié dans le volume des résumés du symposium. Vous n'avez qu'une seule chance de le faire correctement.


Les lignes directrices pour soumettre un article à cette revue sont disponibles sur: http://www.elsevier.com/journals/physics-and-chemistry-of-the-earth/1474-7065/guide-for-authors